ProdIActivity accorde une importance particulière à la confidentialité et à la protection des données personnelles qui lui sont confiées dans le cadre de son site internet, de ses échanges avec ses prospects et clients et de ses prestations d’accompagnement.
1. Responsable du traitement
Le responsable des traitements réalisés via le site www.prodiactivity.com et l’Espace Client ProdIActivity est :
Responsable : Jérémy Miquel
Contact : jeremy@prodiactivity.com
2. Données susceptibles d’être collectées
Selon votre utilisation des services ProdIActivity, nous pouvons traiter notamment :
- vos nom et prénom ;
- votre adresse email professionnelle ;
- votre numéro de téléphone ;
- votre entreprise et votre fonction ;
- le contenu des demandes envoyées via nos formulaires ;
- les informations relatives à votre mission ou projet ;
- les documents déposés ou partagés dans votre Espace Client ;
- sur demande de sauvegarde du diagnostic offert : vos réponses déclaratives, votre progression, vos synthèses finalisées et les documents d’organisation joints ;
- sur demande explicite de contact depuis le diagnostic : vos coordonnées, vos réponses et votre synthèse transmises avec la demande ;
- les devis, NDA, livrables, actions, messages et informations de suivi associés à une mission ;
- les données nécessaires à la création, à l’administration et à la sécurisation de votre compte client ;
- les informations techniques strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service.
ProdIActivity applique un principe de minimisation et cherche à ne collecter que les données utiles aux finalités poursuivies. Le caractère obligatoire ou facultatif des données est précisé et les données collectées restent limitées à ce qui est nécessaire.
3. Finalités
Vos données peuvent être utilisées pour :
- répondre à une demande de contact ;
- vous permettre de sauvegarder et reprendre votre diagnostic offert et de retrouver sa synthèse ;
- préparer un échange demandé à partir du diagnostic, sans inscription marketing ni relance automatique ;
- étudier une demande d’accompagnement ;
- créer et administrer votre Espace Client ;
- exécuter et suivre les prestations convenues avec ProdIActivity ;
- gérer les audits, projets, phases, actions et livrables ;
- mettre à votre disposition les documents relatifs à votre mission ;
- gérer les devis, contrats et accords de confidentialité ;
- vous notifier de la mise à disposition ou de la mise à jour d’un document ;
- assurer le support et les échanges liés à votre projet ;
- assurer la sécurité, la traçabilité et le bon fonctionnement du service ;
- respecter les obligations légales et comptables applicables.
4. Bases légales
Selon le traitement concerné, les données sont traitées sur la base :
- de votre consentement, notamment lorsque celui-ci est explicitement demandé via un formulaire ;
- de l’exécution de mesures précontractuelles, lorsque vous sollicitez ProdIActivity au sujet d’une mission ;
- de l’exécution du contrat lorsque vous êtes client ;
- de l’intérêt légitime de ProdIActivity à assurer la gestion, la sécurité et l’amélioration de ses services ;
- du respect de ses obligations légales lorsque cela est nécessaire.
5. Destinataires
Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions et de la mission concernée, notamment :
- ProdIActivity et les personnes habilitées intervenant sur votre mission ;
- les utilisateurs autorisés de votre propre entreprise ;
- les prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service, dans la limite de leurs missions.
Les prestataires traitant des données pour le compte de ProdIActivity sont encadrés conformément aux exigences applicables aux sous-traitants : obligations de confidentialité, sécurité et traçabilité.
6. Espace Client et confidentialité entre clients
Chaque Espace Client est privé.
Les droits d’accès sont attribués en fonction du client, du projet et du rôle de l’utilisateur. Un utilisateur d’une entreprise cliente ne doit pas pouvoir accéder aux données, documents, projets ou échanges d’une autre entreprise cliente.
Les accès sont personnels et ne doivent pas être partagés.
Diagnostic offert : compte et transmission séparés
Sans demande de sauvegarde ou de contact, les réponses restent en mémoire dans l’onglet : elles ne sont pas enregistrées sur le serveur ni dans le stockage du navigateur. La fermeture ou le rechargement de l’onglet les efface.
La sauvegarde est facultative et nécessite un compte avec une adresse e-mail vérifiée. Les brouillons et fichiers sont privés au titulaire ; seules les versions finalisées et leurs indications internes sont accessibles à l’administration habilitée. Ce compte ne donne aucun accès aux espaces d’autres clients. Une demande de contact constitue une transmission distincte, déclenchée uniquement après votre confirmation.
7. Intelligence artificielle
La synthèse du diagnostic offert est calculée dans votre navigateur, sans envoi de vos réponses à un service d’IA. Les fichiers d’organisation joints ne font l’objet d’aucune extraction automatique.
Certaines fonctionnalités ProdIActivity peuvent faire appel à des systèmes d’intelligence artificielle afin notamment de :
- résumer une information ;
- rechercher dans les ressources autorisées d’un projet ;
- assister l’utilisateur dans ses questions ;
- qualifier une idée ou une demande ;
- faciliter la préparation d’un travail ou d’une analyse.
Lorsqu’une réponse est produite par un assistant IA tel qu’Elon, son utilisation reste encadrée par les droits d’accès de l’utilisateur concerné. Les fonctionnalités IA ne permettent pas à un client d’accéder aux données d’un autre client.
Si une décision entièrement automatisée ayant un effet juridique ou significatif devait être mise en place ultérieurement, une information spécifique serait fournie conformément à la réglementation.
8. Durées de conservation
Les données ne sont pas conservées indéfiniment.
Pour le diagnostic sans sauvegarde, les réponses ne subsistent que dans la mémoire de l’onglet. Pour un diagnostic sauvegardé, vous pouvez supprimer le diagnostic, ses synthèses et ses fichiers depuis le parcours. Si vous avez également transmis une demande de contact, cette demande est conservée séparément : supprimer le diagnostic ne supprime pas cette transmission. Vous pouvez demander son effacement par les moyens indiqués à la rubrique « Vos droits ».
À titre général :
- les demandes de prospects peuvent être conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande puis, le cas échéant, pendant une durée compatible avec la gestion de la relation commerciale ;
- les données relatives à une relation client peuvent être conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis archivées pendant les durées nécessaires au respect des obligations légales, comptables ou à la défense de droits ;
- les données de compte peuvent être conservées tant que le compte et la mission correspondante sont actifs, puis supprimées ou archivées selon les obligations applicables ;
- les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée proportionnée à leur finalité.
La durée est déterminée en fonction de l’objectif du traitement : à titre indicatif, trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact pour la prospection, et trois ans après la fin de la relation à des fins de prospection pour les clients.
9. Hébergement et transferts
ProdIActivity veille à utiliser des prestataires présentant des garanties adaptées en matière de protection et de sécurité des données.
La localisation exacte de l’hébergement et des éventuels transferts internationaux sera renseignée ici après vérification des prestataires effectivement utilisés par le projet.
Lorsqu’un transfert de données en dehors de l’Espace économique européen existe, il est encadré par un mécanisme reconnu par le RGPD.
10. Sécurité
ProdIActivity met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des informations traitées, notamment des mécanismes d’authentification, de contrôle des habilitations et de sécurisation des échanges.
Les documents confidentiels ne sont pas destinés à être transmis librement par email lorsque leur consultation peut être réalisée dans l’Espace Client sécurisé.
11. Vos droits
Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander :
- l’accès à vos données ;
- leur rectification ;
- leur effacement ;
- la limitation de leur traitement ;
- leur portabilité lorsque ce droit est applicable ;
- vous opposer à certains traitements ;
- retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Pour exercer vos droits : écrivez-nous à jeremy@prodiactivity.com ou via la page contact.
ProdIActivity peut demander des informations complémentaires uniquement lorsque cela est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL, qui indique que les responsables de traitement disposent en principe d’un mois pour répondre à une demande d’exercice de droits.
13. Mise à jour
La présente politique peut évoluer afin de tenir compte de changements réglementaires, techniques ou fonctionnels. La version applicable et sa date de dernière mise à jour sont accessibles sur cette page.